大量メールの処理は1フォルダ5通まで

昨今「オワコンとか言われているメール」非効率だから減ってほしいですが職種によっては大量に届き、処理に苦慮している方も多いのでは。

かくいう私も1日に200-300件のメール、多い時には400-500件ものメールが届きます。

週明けなどは未読件数が1000件を超えてしまうことも多く、処理できないことがよくありました。

大半のメールはCCで送られてくるので「返信する必要のない物ばかり」でも一度たまると手がつけられなくなる。

たまったメールの中には返信の必要な物が混じったりして、対応に苦慮していました。

どうやって処理したら良いのかいろいろと試行錯誤した結果、一番効率的な方法を見つました。

メールを「フォルダー分けし」「未読件数が１フォルダ5通まではOK」それ以上になったら処理していく。

現在フォルダーが50近くあるので、すべてが一杯になったとして単純に250メールも未読が残っていることになります。

ほとんど振り分けたフォルダがいっぱいになることはないですが、「1フォルダ5通までは許容範囲」とします。

すると不思議と「メールを処理しなくては」という圧から「5通までは放っておいて良い」という基準ができたことにより、処理能力が一気にあがりました。

5通以上たまってフォルダを開けば、大抵、全てに目を通すことができます。

5通という数は「1度に処理するにはちょうど良い量」であることがわかりました。

大量メールの大半はCCメール、「タイトルと宛名を見て読むかどうか判断」する。

グループ全体で共有した方が良いメッセージなのか、単に個人あてに書かれたメールなのか。

人によってはメール発信するのが仕事だと思っているきらいがあり、だれかれ構わずにメールを流します。

受け手の負担を全く考えない人が減らないのが一番の問題点ですが、そういう人は言っても治らない。

なので、「CCメールは基本的にスルー前提」でタイトルと宛名を見て知っておいた方がよいものは一応目を通しておく。

こうする事でやはり全メールを処理しなければという「圧から解放」されます。

基本即返信できるものはすぐ対応し、返信に時間のかかるメール、重要なメールはタスクフォルダ、TO DOフォルダに入れるというのが一般的。

自分の場合、アナログですが出社するとノートにTODOリストを作成するのでそこにつけ加えていってます。

ノートに書きだし返信のために必要な情報などをつけ足していくと、ノート上でブレインストーミング的な役割を持たせられます。

あとから見返すこともできるので、アナログ的ですが役立っています。

大量メールの処理に困ったら

1フォルダ5通までルール

CCメールはスルー

重要メールはTODOリストに書き出す

私はこの方法でメールの未読処理能力が一段と上がりました。

職種によっても様々でしょうが皆さんはメールの処理どうされていますか。

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